Взыскание дебиторской задолженности: советы и рекомендации
Не секрет, что эффективное управление и взыскание дебиторской задолженности — один из важнейших элементов успешного ведения бизнеса.
Данное пособие представляет собой систематизацию накопленного опыта, связанного с практикой эффективного взыскания дебиторской задолженности и ведению претензионной работы на Предприятии.
Представленный материал имеет своей целью поделиться практическими советами, которым зачастую не уделяется достаточного внимания: начиная с оценки имеющихся первичных документов, заканчивая оформлением претензии.
Мы надеемся, что данный материал станет вашим надежным помощником при взыскании дебиторской задолженности и ведению претензионной работы на Предприятии.
1.1. Сбор информации и документов о состоянии дебиторской задолженности
Обладание полной информацией о правовом и экономическом статусе правоотношений с контрагентом (должником) является одним из важнейших элементов работы Компании с дебиторской задолженностью. Изложенное объясняется очень просто: без понимания текущего статуса взаимоотношения сторон (наличие или отсутствие первичных документов, перспективы дальнейшего сотрудничества с контрагентом и т. д.) выбрать правильную стратегию взыскания проблемной задолженности крайне проблематично.
—
Таким образом, прежде всего необходимо
собрать полную информацию о текущем состоянии
правоотношений между сторонами
.
.
.
Какие документы помогут нам проанализировать текущую ситуацию?
Ниже приведен список документов, которые в обязательном порядке необходимо собрать и проанализировать.
1.Договор
Основной документ, регулирующий правоотношения сторон. Важно убедиться, что у Компании есть подлинник договора, который подписан уполномоченными лицами и скреплен печатью. 2. Дополнительные соглашения к Договору
Важно убедиться, что в текст Договора не вносились изменения и/или дополнения (например, о продлении договора и т. п.). 3. Приложения к Договору
Многие существенные условия Договора оформляются Сторонами в качестве Приложений к Договору, которые являются его неотъемлемой частью. 4. Протокол разногласий к Договору
Протокол разногласий — распространенная форма согласования условий текста Договора, который становится его неотъемлемой частью. 5. Спецификации
Распространенная форма согласования существенных условий договора поставки, которая, как правило, содержит в себе предмет поставки, срок и условия поставки, цену товара и порядок расчетов между сторонами. 6. План-график выполнения работ / оказания услуг
Приложение к договору подряда / оказания услуг, содержащее указание на сроки выполнения отдельных этапов выполнения работ / оказания услуг. 7. Первичные бухгалтерские документы, подтверждающие оказание услуг, выполнение работ, реализацию товаров (акты, счета-фактуры, ТН, ТТН, КС-2, КС-3 и пр.)
Документы первичного учета, являющиеся важнейшими доказательствами, подтверждающими факт поставки / оказания услуг / выполнения работ / и т. д. 8. Платежные документы
Документы, подтверждающие выполнение Компанией своих денежных обязательств перед контрагентом. В случае наличия между сторонами большого количества заключенных договоров, назначение платежа будет иметь важное значение для разрешения спора. Является документов, позволяющим определить точный срок исполнения контрагентом своих обязательств (имеет значение при расчете периода просрочки для неустойки, штрафа, убытков и пр.). 9. Акт сверки взаиморасчетов
Позволяет оперативно получить бухгалтерскую информацию о состоянии взаиморасчетов между сторонами. В определённых случаях, подписанный должником акт сверки может влиять на исчисление сроков давности. 10. Официальная переписка Сторон
Имеет значение для толкования условий Договора. Во многих случаях официальная переписка (уведомления, письма) порождает важные юридические последствия для сторон (например, признание долга; односторонний отказ от исполнения договора; уведомление о необходимости выполнения доп. работ и т. д.). 11. Неофициальная переписка между сторонами (смс, мессенджеры)
В большинстве случаев признается допустимым доказательством, подтверждающим те или иные факты, имеющие значение для разрешения того или иного спора между сторонами. 12. Наличие встречных обязательств перед должником
Необходимо убедиться в том, что у Компании отсутствуют встречные неисполненные обязательства перед должником. 13. Наличие недостатков поставленного товара, оказанных услуг, выполненных работ (рекламации, акты о недостатках)
Компания должна убедиться в надлежащем исполнении со своей стороны обязательств по Договору. 14. Доверенность
Документ, подтверждающий полномочия лица действовать от имени контрагента (приобретает важное значение при отрицании должником факт поставки товара, оказания услуг, выполнения работ и пр.).
Наличие вышеуказанных документов позволит Компании составить полную картину о текущем правовом положении сторон, спрогнозировать возможные возражения должника и составить план корректирующих мероприятий в случае необходимости (например, при отсутствии подлинников первичных документов — запросить их у контрагента и т. д.).
1.2. Типичные ошибки, допускаемые при досудебной подготовке ко взысканию дебиторской задолженности
После сбора вышеуказанной информации необходимо детально проанализировать документы на предмет их достаточности, допустимости и корректности оформления.
—
Несмотря на то, что проверка документов
занимает достаточно большое количество времени,
от правильной квалификации рисков,
выявленных при сборе и анализе документов,
во многом зависит исход судебного дела
.
.
.
Ниже приведены наиболее распространенные ошибки, допускаемые Компаниями при досудебной работе по взысканию дебиторской задолженности
Ошибки в оформлении первичных документов
1. Отсутствие подписанных должником первичных документов
Необходимо организовать подписание / возврат Компании документов с подписью т печатью должника. 2. Отсутствие подлинников первичных документов
Необходимо запросить у контрагента дубликаты отсутствующих документов, подписанных должником. 3. Наличие противоречий между разными экземплярами первичных документов
Необходимо подписать дополнительное соглашение о приведении спорных пунктов Договора в соответствие и/или подписать правильную версию документа с одновременным заключением соглашения об утрате силы неправильной редакции Договора и уничтожением неверной редакции документа. 4. Договор подписан только с одной стороны
Необходимо организовать подписание Договора со стороны Должника (дистанционно и/или путем обмена документами). 5. Отсутствие подлинника договора
Необходимо организовать получение Компанией своего экземпляра Договора. 6. Отсутствие подписанных заявок, спецификаций на поставку товара, выполнения работ, оказания услуг
Необходимо восполнить недостающие документы с проставлением должником отметки о получении заявки, подписанием спецификации и т. д. 7. Отсутствие доверенности лица, подписавшего первичные документы
Запросить доверенность на лиц, указанных в первичных документах, принимавших товар, подписавшие акт оказанных услуг и пр. 8. Договор подписан лицом в отсутствии полномочий и доверенности
Запросить доверенность на лиц, указанных в первичных документах, принимавших товар, подписавшие акт оказанных услуг и пр. 9. Договор подписан лицом в отсутствии полномочий и доверенности
Запросить доверенность на лиц, указанных в первичных документах, принимавших товар, подписавшие акт оказанных услуг и пр. 10. Неверное указание реквизитов договора в первичных документах
Следует отправить запрос в бухгалтерию должника о корректировке первичных документов. 11. Оформление первичных документов от лица, со схожим наименованием, в отсутствие договорных отношений
Запрос (официальное письмо) в адрес должника о необходимости корректировки первичных документов.
Несоответствие фактических обстоятельств данным
бухгалтерского учета
1. Факт поставки некачественного товара (недопоставки, поставки некомплектного товара и прочих нарушений условий Договора) не отражен в первичных документах
Зачастую, отсутствие четко выстроенной коммуникации между бухгалтерий и операционными отделами в Компании приводит к наличию противоречивой информации о статусе взаимоотношений и расчетах с контрагентами. Компания может вести претензионную работу (переписку) относительно ненадлежащего исполнения контрагентом условий Договора, при этом бухгалтерия не будет знать о данном факте. Изложенное может привести, например, к подписанию акта сверки взаимных расчетов без учета факта наличия претензий к должнику. Совет: необходимо сделать запрос в смежные операционные отделы о предоставлении информации о текущем состоянии взаимоотношений с должником.
Чек-лист. Документы, которые должны быть у Компании и наличие которых необходимо проверить перед началом претензионной работы
Соблюдение досудебного претензионного порядка — важнейший этап урегулирования спора. От правильности подготовки претензии зачастую зависит исход судебного дела. Ниже мы рассмотрим основные вопросы, которые могут возникнуть у сторон при подготовке и отправке претензии должнику.
2.1. Правила подготовки и отправки претензии: вопросы и ответы 1. В какой срок необходимо предъявить претензию по Договору?
1.1. В срок установленный Договором или соглашением сторон. 1.2. В срок, установленный законом (например, ст. 123 УЖТ, ст. 513 ГК РФ и т. д.) 1.3. Если Договором или Законом срок для предъявления претензии не установлен, претензия может быть предъявлена контрагенту в течение срока исковой давности, который по общему правилу составляет три года. 2. Сколько требований можно заявить в одной претензии?
2.1. Одно требование (например, расторгнуть договора), 2.2. Одно требование по выбору из перечня (например, требовать безвозмездно устранить недостатки, либо возместить расходы на устранение недостатков) 2.3. Несколько требований одновременно (например, оплатить задолженность и неустойку) 2.4. Несколько требований последовательно (например, устранить недостатки, а если они не будут устранены — требовать возмещения убытков) 3. По какому адресу следует отправить претензию?
3.1. По юридическому адресу, указанному в ЕГРЮЛ 3.2. По адресу, указанному в Договоре 3.3. По электронной почте, с которой велась переписка с контрагентом 4. Каким способом отправить претензию?
4.1. Способом, указанным в Договоре 4.2. По почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения (в описи обязательно указать реквизиты и суть претензии) 4.3. Курьером — под подпись о получении уполномоченным лицом должника (на экземпляре претензии необходимо поставить дату получения, подпись, расшифровку лица, принявшего претензию, должность, номер входящего и печать) 4.4. По электронной почте ВАЖНО! Необходимо сохранить все документы, подтверждающие отправку претензии должнику. 5.Можно ли отправить претензию по адресу местонахождения филиала организации?
5.1. Да. В случае, если ответчик ранее принимал письма по адресу филиала, а также указал этот адрес в договоре — претензионный порядок будет соблюден. 6. Необходимо ли соблюдение претензионного порядка при увеличении размера исковых требований?
6.1. Нет, при увеличении размера исковых требований в суде, соблюдать претензионный порядок не нужно. 7. Необходимо ли соблюдение претензионного порядка при изменении предмета или основания иска?
7.1. В ситуации, когда истец меняет предмет или основание иска, ВАС РФ в письме от 19.02.1993 № С-13/ОП-58 «О некоторых вопросах, возникающих в деятельности арбитражного суда» разъяснял, что АПК РФ не требует соблюдать претензионный порядок, если изменяют предмет или основание иска, или увеличивают размер исковых требований.
ВАЖНО! Несмотря на вышеуказанное разъяснение, судебная практика встречает случаи, при которых исковое заявление, после изменения предмета или основания иска, оставляют без рассмотрения. 8. Необходимо ли соблюдать претензионный порядок для требования о взыскании неустойки или процентов по ст. 395 ГК РФ?
8.1. Отдельная претензия по неустойке или процентам не нужна. Если кредитор соблюдал досудебный порядок по основному долгу, то он соблюдал его и в отношении процентов по статье 395 ГК.
ВАЖНО! Большинство судов придерживаются этого подхода, но встречаются и исключения даже в рамках одного и того же суда. 9. Необходимо ли соблюдать претензионный порядок при замене ответчика или привлечении второго ответчика по делу?
9.1. Как правило, суды считают, что не направление претензии истцом привлекаемому к участию в деле соответчику, либо вступающему в дело надлежащему ответчику, не влечет оставление иска без рассмотрения. 10. Может ли суд оставить иск без рассмотрения, если заявление подано до истечения срока на ответ на претензию?
10.1. По общему правилу, если исковое заявление предъявляют в суд без претензии либо до того, как истек срок для ответа на нее, суды считают, что обязательный досудебный порядок не соблюден. 10.2. Между тем, Верховный суд РФ советует нижестоящим инстанциям учитывать цели и реальные возможности сторон по урегулированию спора. Если из обстоятельств дела следует, что ответчик ссылкой на несоблюдение претензионного порядка необоснованно затягивает спор, то в удовлетворении требования ответчика об оставлении иска без рассмотрения будет отказано, а спор будет рассмотрен по существу. 11. Является ли соблюденным претензионный порядок, если в адресе контрагента неверно указано номер помещения?
11.1. Суд признает претензионный порядок не соблюдённым, если письмо направили по верному адресу, но с ошибкой в номере помещения. 12. Будет ли считаться соблюденным претензионный порядок урегулирования спора, если в качестве доказательства была приложена только претензия без доказательств ее отправки?
12.1. Нет, в данном случае, претензионный порядок будет считаться не соблюденным, а исковое заявление оставят без рассмотрения.
2.2. Часто встречающиеся ошибки при ведении претензионной работы
Достаточно часто, при ведении юридическими департаментами претензионной работы, юристы не принимают во внимание факты, имеющие важное значение для разрешения спора
Обстоятельства, которые необходимо учитывать при подготовке претензии 1. Наличие встречной задолженности перед контрагентом
Наличие встречной задолженности (не исполненных обязательств) может повлечь за собой предъявление встречного иска к Компании. 2. Ненадлежащее исполнение произошло по вине Компании (например, кредитор несвоевременно передал строительную площадку для выполнения работ, не обеспечил приемку товара и пр.)
Может служить основанием для отказа в удовлетворении заявленных требований и взыскании расходов с проигравшей стороны. 3. Не принято во внимание наличие неформальных договоренностей между руководителями организаций о реструктуризации задолженности
Предъявление претензии контрагенту может повлечь за собой расторжение неформальных договоренностей между сторонами. 4. Не принята во внимание экономическая ситуация на рынке
В обязательном порядке необходимо учитывать положение должника на рынке товаров и услуг, которые необходимы Компании в среднесрочной и долгосрочной перспективах. В случае начала претензионной работы со стороны должника может последовать расторжение контракта, что может повлечь за собой большие убытки для Компании нежели просрочка исполнения должником своих обязательств. 5. Не принят во внимание пропуск срока исковой давности
Поскольку пропуск срока исковой давности является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении иска, данный момент необходимо учитывать при оценке перспектив судебного взыскания долга.
Глава 3. Процедурные ошибки
при предъявлении иска
3.1. Процедурные ошибки на стадии подготовки и подачи искового заявления
В рамках данной главы рассмотрим некоторые процедурные ошибки, допускаемые при подготовке и подаче исковых заявлений о взыскании дебиторской задолженности. 1. Неверно определена подсудность и подведомственность спора
Важно проверить: — условия договора, в котором может быть указан суд, избранный сторонами для разрешения споров (договорная подсудность) — актуальный юридический адрес ответчика, указанный в ЕГРЮЛ (подсудность по месту нахождения ответчика) 2. Не проверены полномочия лица, подписавшего исковое заявление
Важно проверить: — срок действия доверенности на момент подписания искового заявления — действительность полномочий генерального директора на момент подписания иска — к исковому заявлению приложен протокол (выписка из протокола), подтверждающий полномочия генерального директора 3. Наличие ошибок в почтовых квитанциях в адресе и наименовании ответчика
Важно проверить: — правильное указание ответчика — правильное указание адреса ответчика — опись вложения в почтовое отправление должна содержать подробное описание отправляемого документа (номер, дата, краткое описание и пр.) 4. Не заверены копии прилагаемых документов
Обязательные реквизиты заверенной копии документа: — дата, подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи, должность лица, печать общества, фраза «копия верна» — у лица, заверяющего копии документов, должны быть соответствующие полномочия, указанные в доверенности (в случае, когда копии документов заверяет не генеральный директор) 5. Исковое заявление подано до истечения срока ответа на претензию
До отправки искового заявления важно убедиться, что срок ответа на претензию истек (при нарушении данного условия, в большинстве случае, исковое заявление могут оставить без рассмотрения) 6. Не проверен статус ответчика на предмет ликвидации / банкротства / реорганизации
Важно проверить: — наличие/отсутствие возбужденного дела о банкротстве ответчика — ответчик не ликвидирован / не находится в стадии ликвидации, реорганизации и пр. 7. Не приложен подлинник платежного поручения / квитанции об оплате госпошлины
В случае, если документы подаются непосредственно в суд, платежное поручение об оплате государственной пошлины должно быть приложено в подлиннике. 8. Отсутствие расчета исковых требований
Как правило, расчет исковых требований представляет собой отдельный документ, являющийся приложением к исковому заявлению. Отсутствие данного приложение может послужить основанием для оставления иска без движения. 3.2. Чек лист проверки процедурных элементов иска
4.1. Механизмы и алгоритм принудительного исполнения решения суда
Не секрет, что в большинстве случаев выиграть суд — это всего лишь половина пути, который предстоит пройти взыскателю. Вторая половина — процедура принудительного исполнения решения суда.
— в территориальное отделение Службы судебных приставов (находящееся как по месту жительства (регистрации) должника, так и по месту его пребывания (фактическому местонахождению), а также по месту нахождения его имущества.
— в банк, в котором открыт расчётный счёт должника, который обязан самостоятельно списать денежные средства со всех имеющихся счетов в пределах суммы, указанной в исполнительном листе.
— если должником является физическое лицо, то исполнительный документ может быт предъявлен в организацию, которая выплачивает должнику-гражданину периодические платежи (зарплату, пенсию, стипендию).
Оформление заявления о возбуждении исполнительного производства
Исполнительное производство возбуждается судебным приставом-исполнителем на основании заявления взыскателя или его представителя.
К заявлению о возбуждении исполнительного производства прикладывается оригинал исполнительного листа и доверенность представителя (если он сам подписывает заявление).
—
Что важно проверить?
Необходимо проверить:
— не истек ли 3-х летний срок давности предъявления исполнительного листа для возбуждения исполнительного производства — все ли необходимые сведения указаны в исполнительном листе (ст. 13 Федерального закона «Об исполнительном производстве») — нет ли в исполнительном документе ошибок (неправильно указано наименование должника, его адрес и пр.) — в доверенности должно быть указано право доверенного лица на предъявление и отзыв исполнительного документа (в обратном случае пристав вынесет постановление об отказе в возбуждении исполнительного производства)
Советы и рекомендации:
— в заявлении необходимо ходатайствовать о наложении ареста на имущество, о котором вам известно (банковские счета, недвижимость, автотранспорт, сведения о месте работы, сведения ЕГРЮЛ о правах на долю должника в организациях, сведения о супруге должника, сведения о месте работы) — узнать контактные данные судебного пристава-исполнителя, которому распределено ведение дела об исполнительном производстве — указать в заявлении о возбуждении исполнительного производства адрес своей электронной почты — следить за статусом должника на сайте «Картотека арбитражных дел» (если в отношении должника будет возбуждено дело о банкротстве, у кредитора есть два месяца (с момента публикации) на включение своих требований в реестр требований кредиторов) — если есть срочная необходимость в аресте имущества должника, то с приставом-исполнителем можно договориться о совместном выезде, желательно, в первые дни исполнительного производства.
4.2. Астрент Согласно п. 1 ст. 308.3 ГК РФ, в случае неисполнения должником обязательства кредитор вправе требовать по суду исполнения обязательства в натуре, если иное не предусмотрено ГК РФ, иными законами или договором либо не вытекает из существа обязательства. Суд по требованию кредитора вправе присудить в его пользу денежную сумму (п. 1 ст. 330 ГК РФ) на случай неисполнения или ненадлежащего исполнения указанного судебного акта.
—
Астрент или судебная неустойка — это
способ заставить должника исполнить решение суда,
предусматривающее исполнения обязанности в натуре,
под страхом ежедневного или еженедельного штрафа
Уплата астрента не освобождает от исполнения судебного решения и не освобождает от ответственности за неисполнение обязательства. Более того, астрент не идет в зачет с убытками, возникшими в связи с нарушением договора, и взыскивается независимо от них. Астрент вводится по заявлению кредитора (истца), которое он может подать на любой стадии процесса: одновременно с вынесением решения о понуждении к исполнению обязательства в натуре или при исполнении решения в рамках исполнительного производства.
—
Суд должен определить размер астрента так,
чтобы для ответчика исполнение решения оказалось выгоднее,
чем его неисполнение и уплата астрента
В Гражданском кодексе РФ указывается, что суды должны определять размер астрента на основе принципов справедливости, соразмерности и недопустимости извлечения выгоды из незаконного или недобросовестного поведения. Размер судебной неустойки определяется судом, а суммы варьируются от ста рублей до нескольких десятков миллионов рублей за каждый день неисполнения решения суда. Требование о взыскание судебной неустойки может быть сформулировано различным образом: — в твердой денежной сумме, взыскиваемой единовременно, — в виде денежной суммы, взыскиваемой периодически или — в виде денежной суммы, увеличивающейся по прогрессивной шкале.
© 2026 Юридическая фирма Степачков и СурчаковСделано в свАбодном творчестве